Phần mềm chấm công có thể giúp ích cho các doanh nghiệp về nhiều mặt. Bạn có thể theo dõi giờ làm việc của nhân viên, sắp xếp ca làm việc trong các khu vực khác nhau và tự động hóa nhiều tác vụ hành chính cùng với nhiều lợi ích khác.

Nhưng phần mềm chấm công của bạn nên có những tính năng nào để đảm bảo cung cấp tất cả những lợi ích này?

Chúng ta sẽ đi sâu vào các tính năng hàng đầu của một phần mềm chấm công thông dụng nên có. Bài phân tích và chia sẻ quan điểm dựa trên phần mềm từ giải pháp chấm công của chúng tôi làm chuẩn.

10 tính năng hàng đầu của một phần mềm chấm công mạnh mẽ

Báo cáo và phân tích

Một phần mềm chấm công hiệu quả sẽ có các công cụ báo cáo và thu thập dữ liệu mạnh mẽ theo tiêu chuẩn. Dữ liệu này có thể được sử dụng để dự báo đội ngũ nhân viên trong tương lai, làm bằng chứng cho các vi phạm và hỗ trợ các vấn đề về nhân sự. Các công cụ như vậy cũng phải có khả năng lưu trữ thông tin và nhật ký thời gian tăng ca, làm việc cuối tuần, ngày nghỉ, v.v.

Khả năng tích hợp

Một trong những tính năng hàng đầu của bất kỳ phần mềm chấm công nào là khả năng tích hợp với các phần mềm và công cụ khác được sử dụng bởi doanh nghiệp của bạn. Điều quan trọng là phần mềm chấm công phải có khả năng tích hợp nhanh và an toàn với các hệ thống hiện có.

Bằng cách này, công ty sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí liên quan đến hệ thống mới, đào tạo bổ sung. Một công cụ có thể tích hợp với bảng lương và các công việc quản lý khác là lý tưởng cho sự thành công của doanh nghiệp bạn.

Check in và check out

Tất nhiên đây là tính năng cốt lõi của bất kỳ phần mềm chấm công nào. Cần có một số phương pháp để nhân viên điểm danh, đặc biệt là đối với những người làm việc ở xa.

Có một số cách để cho nhân viên điểm danh tại chỗ hoặc ngoài cơ sở đảm bảo rằng lỗi không xảy ra khi ghi lại sự kiện. Sự sai sót trong bảng chấm công có thể gây ra các vấn đề trong chuỗi quản lý hành chính. Một công cụ ghi chép và báo cáo check in, check out chất lượng là điều cần thiết cho sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào.

Bảng chấm công có thể tương tác

Phần mềm của bạn phải có bảng chấm công có thể dễ dàng truy cập với một tài khoản đơn giản để nhân viên của bạn để xem ca làm việc sắp tới, yêu cầu ngày nghỉ, thời gian nghỉ, v.v. Thông tin này giúp cải thiện việc lập kế hoạch làm việc và hỗ trợ tính lương thưởng và sự chủ động cho nhân viên công ty.

Quản lý nghỉ phép

Các công cụ quản lý nghỉ phép nên trở thành tiêu chuẩn như một phần của phần mềm chấm công của bạn. Các yêu cầu về ngày nghỉ phép cần thiết, ngày lễ và thời gian nghỉ phải là một chức năng cơ bản trong phần mềm của bạn. Điều này cho phép lập kế hoạch và thực hiện dễ dàng các công tác quản lý nhân viên của bạn.

Lưu trữ dữ liệu trên đám mây

Phần mềm chấm công tốt nhất và hiện đại nhất phải là giải pháp dựa trên nền tảng đám mây. Điều này đảm bảo người quản lý và nhân viên có thể truy cập thông tin cần thiết từ mọi lúc mọi nơi.  Chỉ truy cập tại chỗ có thể dẫn đến các vấn đề về lỗi "quên" của con người. Các giải pháp đám mây cho phép bạn lưu trữ thông tin để chỉ những người có liên quan mới có quyền truy cập vào thông tin mà họ yêu cầu.  Đây là một cách tiếp cận nhanh chóng, hiệu quả và an toàn để chia sẻ và truy cập thông tin.

Lập thời gian biểu nâng cao

Lập thời gian biểu tự động phải là một phần quan trọng trong khả năng phần mềm của bạn. Việc ghi lại thời gian và chấm công không bắt đầu khi nhân viên đến, mà khi họ đã đăng ký và chỉ định giờ làm việc. Lập kế hoạch ca làm việc rất quan trọng đối với nhiều ngành công nghiệp như chăm sóc sức khỏe, khách sạn, bán lẻ và nhiều lĩnh vực có lịch trình làm việc phức tạp.

Phần mềm trực quan có thể hỗ trợ lập lịch trình bằng cách dự báo ca làm việc, ghi lại những thay đổi trong ca làm việc và loại bỏ nhiều công việc hành chính tẻ nhạt đi kèm với việc ghi chép và báo cáo.

Tích hợp với bảng lương

Phần mềm chấm công cũng nên tích hợp hoàn toàn với hệ thống tính lương của doanh nghiệp. Với các báo cáo chính xác về giờ làm hành chính, giờ làm thêm, nghỉ lễ,v.v. sẽ đảm bảo rằng bảng lương được tính chính xác.  Điều này làm giảm hoặc loại bỏ nhu cầu thuê thêm người tính lương, nghĩa là bạn tiết kiệm chi phí và tạo ra bảng lương chính xác cho nhân viên của mình mà không có lỗi từ con người.

Có khả năng giao tiếp

Phần mềm của bạn nên có công cụ cho phép nhân viên giao tiếp với quản lý. Nó có thể để yêu cầu thời gian nghỉ, thông báo các thay đổi hoặc trực tiếp cấu hình thời gian biểu của họ một cách an toàn và bảo mật. Giao tiếp hiệu quả là điều quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Sử dụng phần mềm phù hợp để đạt được điều này có nghĩa là mọi thay đổi được thông báo một cách chính xác và kịp thời.

Thông báo, cảnh báo

Thông báo về sự vắng mặt, xin nghỉ phép, đổi ca làm việc .v.v. là một lợi ích tuyệt vời cho nhà quản lý nhân sự và nhân viên. Vì vậy, lựa chọn một phần mềm chấm công có thể tự động gửi thông báo qua các kênh liên lạc nhất định giúp giảm thiểu tình trạng loạn thông tin, chậm trễ hoặc nhầm lẫn về thời gian. 

Nhân viên có thể tận dụng và linh hoạt các ca bổ sung, quản lý có hồ sơ cập nhật và cảnh báo được tự động hóa đảm bảo một cách tiếp cận miễn phí và công bằng đối với tất cả mọi người.

Kết luận: Không phải tất cả các phần mềm chấm công đều được tạo ra như nhau. Nếu phần mềm bạn chọn có tất cả những điều này và hơn thế nữa thì bạn đã chọn một hệ thống tốt và sẽ là tài sản quý giá cho doanh nghiệp.

Mặt khác, có thể không phải lúc nào cũng cần sử dụng tất cả các tính năng được liệt kê ở trên. Điều quan trọng nhất là phần mềm chấm công của bạn đủ tính năng để dùng và có thể tích hợp với các hệ thống hiện có, như vậy là ổn.

 Xem giải pháp chấm công bằng khuôn mặt